Recomanacions en l’ús de la IA

Introducció

La Universitat Miguel Hernández d’Elx (UMH) presenta una sèrie de recomanacions i bones pràctiques en l’ús de la Intel·ligència Artificial Generativa a la nostra Universitat, en particular per a la gestió. L´ús d´aquestes noves eines és una oportunitat de millorar tots els processos de gestió, així com els fluxos de treball, recerca i aprenentatge.
L’objectiu d’aquestes recomanacions és oferir unes pautes a tota la comunitat universitària -Personal Tècnic, de Gestió i d’Administració i Serveis (PTGAS), Personal Docent i Investigador (PDI), Personal Investigador (PI) i estudiantat- per a l’ús responsable, ètic i eficaç de la intel·ligència artificial generativa en tots els procediments i les accions a realitzar.
Com a institució que treballa amb eines Google, la nostra Universitat aposta per potenciar l’ús d’eines d’IA, com ara Gemini, amb l’objectiu de millorar la productivitat i la qualitat dels nostres serveis.
La integració de la IA a tots els nostres procediments és una acció clau en la transformació digital del sector públic. Amb aquesta guia, la UMH vol aconseguir que l’ús de la IA vagi de la mà dels nostres valors.

Principis Fonamentals per a tota la Comunitat Universitària
Qualsevol ús de la IA a l’entorn de la UMH ha de seguir els principis bàsics següents. Són la guia per a un ús segur, ètic i beneficiós per a tothom.

Principi: Ús Ètic i Responsable
La IA és un assistent, no un substitut del judici humà. La responsabilitat final sobre qualsevol contingut recau sempre en la persona. S’ha d’utilitzar per complementar i potenciar les nostres capacitats, tot fomentant la integritat i l’honestedat acadèmica i professional en tot moment.

Principi: Privadesa i Protecció de Dades
Està estrictament prohibit introduir dades de caràcter personal, informació confidencial o sensible a qualsevol eina d’IA.
Per tant, a títol enunciatiu i no limitatiu, queda terminantment prohibit introduir en eines d’IA:

  • Noms, correus electrònics, números de telèfon, adreces, identificadors, imatges/enregistraments/ veu de persones. reals, qualificacions, informació econòmica o qualsevol dada que permeti identificar una persona de manera directa, indirecta o amb la combinació dels seus atributs o dades.
  • Dades relatives a la salut, orientació sexual, ideologia, religió o afiliació sindical.
  • Compartir en les eines documents interns, llistats d’empleats, bases de dades o correspondència.
  • Copiar i enganxar textos o missatges que continguin dades personals o sensibles procedents de correus electrònics, expedients o aplicacions internes.
  • Sol·licitar a l’IA l’avaluació, la classificació o el perfilat de persones reals (empleats, estudiants, PDI, etc.).
  • En general, generar contingut que reprodueixi informació personal obtinguda sense consentiment o sense cap base jurídica de l’article 6 del RGPD que en justifiqui el tractament.

Principi: Transparència i Atribució
S’ha de ser transparent sobre l’ús de la IA indicant clarament que s’ha utilitzat sobre un document. Per exemple, indiqueu amb una nota al peu: “Aquest document ha estat elaborat amb l’assistència de Google Gemini per a la redacció i correcció d’estil.”

Principi: Verificació Humana Obligatòria
És obligatori que un expert humà revisi, contrasti i validi tota la informació generada per la IA abans d’utilitzar-la, compartir-la o publicar-la. Aquestes poden cometre errors, inventar informació o presentar dades esbiaixades (conegut com a “al·lucinacions”). No s’ha de configurar cegament al resultat.

Principi: Equitat i No Discriminació
Els models d’IA aprenen a partir de quantitats de dades d’internet, que de vegades poden contenir biaixos socials, culturals o de gènere. Per això, és important revisar amb sentit crític els resultats que ofereixen per identificar i evitar possibles continguts discriminatoris, ofensius o incorrectes.

Prompting

“ Prompting ” és una tècnica per estructurar instruccions que donem al model d’IA per obtenir els millors resultats. No és simplement fer una pregunta, sinó contextualitzar la IA perquè entengui exactament què necessites, en quin format i amb quin to. Un bon prompt és la diferència entre una resposta genèrica i una solució útil i precisa.

A continuació, t’oferim consells pràctics per millorar els teus prompts :
1. Sigues Clar i Específic
Evita l’ambigüitat. En lloc de dir-li “resumeix aquest informe”, sigues més precís: “Resumeix aquest informe en 5 punts clau, enfocant-te en els resultats financers i les recomanacions estratègiques”.
2. Proporciona Context
Ofereix a la IA suficient informació per entendre la teva petició. Si no hi dónes context, ho inventarà. Exemple: “Sóc el responsable de comunicació d´una universitat pública i necessito escriure una nota de premsa sobre un nou grau en Biotecnologia. El públic objectiu són estudiants de batxillerat i les seves famílies.”
3. Assigna un Rol (Persona)
Indica-li a la IA quin “paper” ha d’adoptar. Això ajuda a definir el to, lestil i el nivell de detall de la resposta. Exemple: “Actua com a expert en gestió de projectes i elabora un cronograma per a la implantació d’un nou programari, considerant les fases d’anàlisi, desenvolupament, proves i desplegament.”
4. Defineix el format de sortida
Demana explícitament el format que desitges. Vols un correu electrònic, una taula, una llista amb vinyetes, un text per a una xarxa social? Exemple: “Crea una taula comparativa amb els avantatges i desavantatges de fer servir Microsoft Teams vs. Google Chat per a la comunicació interna en un equip de 20 persones.”
5. Itera i Refina (Conversa)
Si el resultat no és l’esperat, no comencis de zero, ja que pot no donar-te una resposta perfecta a la primera. Afegeix més informació, corregeix a la IA o demana-li que refini la resposta anterior. Exemple: “Gràcies, és un bon començament. Ara, si us plau, fes el to del correu electrònic una mica més formal i afegeix un paràgraf sobre els terminis de lliurament.”
6. Proporciona Exemples (Few-Shot Prompting)
Donar a la IA un o dos exemples del resultat que esperes. Exemple: “Vull classificar les següents consultes d’usuaris. Exemple 1: ‘No puc accedir al campus virtual’ -> Categoria: ‘Incidència Tècnica’. Exemple 2: ‘Quan s’obre el termini de matrícula?’ -> Categoria: ‘Informació Acadèmica’. Ara, classifica aquesta consulta: ‘He perdut la meva targeta universitària’.”

Pautes per a Gestió i Productivitat (PTGAS)

L’ús de la IA ajuda en gran mesura a realitzar de manera més àgil i productiva moltes tasques administratives i de gestió, permetent dedicar més temps a altres funcions complementàries. A continuació es detallen algunes recomanacions pràctiques

Automatització de Tasques Administratives

Correu electrònic:

  • Redacció automàtica d’esborranys de correu electrònic: Demana-li a la IA que redacti respostes a consultes freqüents (exemple: ” Prepara un esborrany de correu amb estil formal per informar a un proveïdor que la seva factura ha estat processada i el pagament es realitzarà en 30 dies “).
  • Resum automàtic de converses: Enganxa una conversa o fil de correus electrònic (anonimitzant prèviament les dades) i demana-li a la IA un resum amb punts clau i possibles accions a realitzar.

Documents:

  • Creació d’esborranys: Demana-li a la IA una primera versió de qualsevol informe, acta de reunió, plec tècnic o normatives que hagis de redactar (exemple: “Prepara l’acta d’una reunió amb els punts i els acords següents…”).
  • Control de correcció i estil: Millorar la claredat, to i gramàtica de textos (exemple: “ Converteix aquest text a un estil més formal i concís ”).

Traducció de Continguts:

  • Traducció de documents de treball, comunicacions internes o qualsevol altre tipus de documentació. Recordeu incloure una revisió humana de les traduccions, especialment en documents oficials.

Anàlisi de Dades i Suport a la Decisió

Anàlisi d’informació:

  • Demana-li a la IA que identifiqui tendències, patrons o punts de millora. Recordeu anonimitzar la informació i demana-li que exporti les dades a un full de càlcul. (exemple: ” Analitza les dades d’aquesta enquesta i resumeix les queixes més comunes “).

Resums Executius:

  • Puja a la IA una normativa amb moltes pàgines i demana-li un resum executiu destinat a directius. Demana-li també que remarqui els punts més importants a tenir en compte per a la presa de decisions.

Eines recomanades

Per garantir la seguretat i la privadesa, recomanem utilitzar les eines d’IA associades al compte corporatiu UMH.

Google Gemini: En utilitzar Gemini amb el compte @umh.es, les converses no s’utilitzen per entrenar els models ia més queden protegides per polítiques de privadesa i seguretat de Google Workspace.

Pautes per a Docència i Investigació (PDI/PI)

Es pot ampliar informació a la Guia de bones pràctiques en l’ús d’IA generativa per a la docència .

La IA pot servir de suport per crear materials docents, adaptar continguts o fer preguntes d’autoavaluació; també pot ajudar en la investigació, fent cerques, resums o generant codi. És important no introduir dades personals o confidencials, ni compartir informació inèdita o sensible. Tampoc no s’han d’avaluar treballs sense una revisió humana posterior.

Pautes per a l’estudiantat

La IA és una eina d’aprenentatge molt poderosa sempre que s’utilitzi de manera ètica i per reforçar habilitats, no substituir-les.

  • Fes-la servir com un tutor personal: Demana a la IA que t’expliqui conceptes complexos amb paraules senzilles, que et faciliti exemples, que et generi resums dels teus apunts per repassar o que et plantegi preguntes tipus test per autoavaluar-te.
  • Millora les teves habilitats: Utilitza-la per revisar la redacció dels treballs, corregir errors gramaticals o traduir articles acadèmics.
  • No et limitis a copiar ia enganxar: Presentar una feina generada íntegrament per una IA com si fos teu és plagi i una falta acadèmica greu. Utilitza-la com a suport, però l’anàlisi, el pensament crític i la redacció final han de ser teus.
  • Cita sempre la font: Igual que cites qualsevol altra font en els teus treballs, com ara un llibre o un article, també has de citar l’ús de la IA. 

Preguntes Freqüents (FAQ)

Pregunta 1: Aleshores, puc utilitzar eines de IA en el meu treball/estudi a la UMH?
Resposta 1: Sí, és clar. Aquestes recomanacions animen al seu ús, però de manera responsable, ètica i segura. L’important és ajustar-se als principis fonamentals descrits, especialment pel que fa a la protecció de dades i la comprovació de la informació generada.

Pregunta 2: Quina eina d’IA he de fer servir? Puc utilitzar el meu compte personal de ChatGPT o altres eines gratuïtes?
Resposta 2: Recomanem utilitzar Google Gemini amb el vostre compte corporatiu de la UMH (@umh.es). En fer-ho, les vostres dades estan protegides pels acords de privadesa i seguretat de Google Workspace. Les eines gratuïtes o d’ús personal poden utilitzar les converses per entrenar els models públics, cosa que suposa un risc inacceptable per a la informació universitària.

Pregunta 3: Si faig servir Gemini amb el meu compte de la UMH, és realment privat? Què fa Google amb les meves dades?
Resposta 3: Sí, és privat. Segons els termes de servei de Google Workspace for Education, el contingut que introduïu a Gemini no s’utilitza per entrenar els vostres models d’IA públics, no serà revisat per treballadors de Google i es gestionarà sota les mateixes polítiques de confidencialitat que el vostre correu de Gmail o documents de Google Drive.

Pregunta 4: Què es considera exactament una “dada personal”? Puc utilitzar el nom d’una persona si suprimeixo els cognoms? Resposta 4: Una dada personal és qualsevol informació que pugui identificar una persona, directament o indirectament. Això inclou noms, cognoms, DNI, e-mails, telèfons, fotos, etc. per tant, realitza sempre una anonimització completa de la informació.

Pregunta 5: Com he de citar l’ús de la IA en un document oficial o en un treball acadèmic?
Resposta 5: Una bona pràctica és incloure una nota al peu o un petit paràgraf al final del document. Exemple: ” Per a l’elaboració de la secció 4 d’aquest informe, Google Gemini s’ha utilitzat com a assistent per a la redacció de l’esborrany i la millora de l’estil. Tot el contingut ha estat revisat i validat per l’autor. ” En l’àmbit acadèmic, consulta sempre amb el teu professor/a el format de cita requerit.

Pregunta 6: Per als estudiants, fer servir la IA per fer una feina es considera plagi?
Resposta 6: Depèn de com es faci servir. Copiar, enganxar i lliurar directament el text generat per la IA si es considera plagi. Si la fas servir com una eina per buscar idees, generar un esquema, millorar la teva redacció o entendre un concepte, i després elabores el teu propi treball original i la cites correctament, llavors és un ús legítim i recomanable.

Pregunta 7: Qui és el responsable si la IA em proporciona informació incorrecta i jo la incloc en un informe o feina?
Resposta 7: La responsabilitat final és sempre teva. La IA és una eina dassistència. La “Verificació Humana Obligatòria” és clara: has d’actuar com l’expert que valida, corregeix i es responsabilitza de la veracitat i la qualitat del resultat.

 Recursos i Formació Addicional de Google

Per aprofundir en l’ús de la IA, us recomanem els següents recursos oficials de Google, disponibles de forma gratuïta.