Recomendaciones Uso IA

Introducción

La Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH) presenta una serie de recomendaciones y buenas prácticas en el uso de la Inteligencia Artificial Generativa en nuestra Universidad, en particular para la gestión. El uso de estas nuevas herramientas es una oportunidad de mejorar todos los procesos de gestión, así como los flujos de trabajo, investigación y aprendizaje.
El objetivo de estas recomendaciones es ofrecer unas pautas a toda la comunidad universitaria —Personal Técnico, de Gestión y de Administración y Servicios (PTGAS), Personal Docente e Investigador (PDI), Personal Investigador (PI) y estudiantado— para el uso responsable, ético y eficaz de la inteligencia artificial generativa en todos los procedimientos y acciones a realizar.
Como institución que trabaja con herramientas Google, nuestra Universidad apuesta por potenciar el uso de herramientas de IA, como Gemini, con el objetivo de mejorar la productividad y la calidad de nuestros servicios.
La integración de la IA en todos nuestros procedimientos es una acción clave en la transformación digital del sector público. Con esta guía, la UMH quiere conseguir que el uso de la IA vaya de la mano de nuestros valores.

Principios Fundamentales para toda la Comunidad Universitaria
Cualquier uso de la IA en el entorno de la UMH debe seguir los siguientes principios básicos. Son la guía para un uso seguro, ético y beneficioso para todos.

Principio: Uso Ético y Responsable
La IA es un asistente, no un sustituto del juicio humano. La responsabilidad final sobre cualquier contenido recae siempre en la persona. Se debe utilizar para complementar y potenciar nuestras capacidades, fomentando la integridad y la honestidad académica y profesional en todo momento.

Principio: Privacidad y Protección de Datos
Está estrictamente prohibido introducir datos de carácter personal, información confidencial o sensible en cualquier herramienta de IA.
Por tanto, a título enunciativo y no limitativo, queda terminantemente prohibido introducir en herramientas de IA:

  • Nombres, correos electrónicos, números de teléfono, direcciones, identificadores, imágenes/ grabaciones/ voz de personas. reales, calificaciones, información económica o cualquier dato que permita identificar a una persona de forma directa, indirecta o con la combinación de sus atributos o datos.
  • Datos relativos a la salud, orientación sexual, ideología, religión o afiliación sindical.
  • Compartir en dichas herramientas documentos internos, listados de empleados, bases de datos o correspondencia.
  • Copiar y pegar textos o mensajes que contengan datos personales o sensibles procedentes de correos electrónicos, expedientes o aplicaciones internas.
  • Solicitar a la IA la evaluación, clasificación o perfilado de personas reales (empleados, estudiantes, PDI, etc.).
  • En general, generar contenido que reproduzca información personal obtenida sin consentimiento o sin ninguna base jurídica del artículo 6 del RGPD que justifique su tratamiento.

Principio: Transparencia y Atribución
Se debe ser transparente sobre el uso de la IA indicando claramente que ha sido utilizada sobre un documento. Por ejemplo, indicar con una nota al pie: «Este documento ha sido elaborado con la asistencia de Google Gemini para la redacción y corrección de estilo.»

Principio: Verificación Humana Obligatoria
Es obligatorio que un experto humano revise, contraste y valide toda la información generada por la IA antes de utilizarla, compartirla o publicarla. Éstas pueden cometer errores, inventar información o presentar datos sesgados (conocido como «alucinaciones»). No se debe configurar ciegamente en el resultado.

Principio: Equidad y No Discriminación
Los modelos de IA aprenden a partir de cantidades de datos de internet, que a veces pueden contener sesgos sociales, culturales o de género. Por eso, es importante revisar con sentido crítico los resultados que ofrecen, para identificar y evitar posibles contenidos discriminatorios, ofensivos o incorrectos.

Prompting

“Prompting” es una técnica para estructurar instrucciones que le damos al modelo de IA para obtener los mejores resultados. No es simplemente hacer una pregunta, sino contextualizar a la IA para que entienda exactamente qué necesitas, en qué formato y con qué tono. Un buen prompt es la diferencia entre una respuesta genérica y una solución útil y precisa.

A continuación, te ofrecemos consejos prácticos para mejorar tus prompts:
1. Sé Claro y Específico
Evita la ambigüedad. En lugar de decirle «resume este informe», sé más preciso: «Resume este informe en 5 puntos clave, enfocándote en los resultados financieros y las recomendaciones estratégicas».
2. Proporciona Contexto
Ofrece a la IA suficiente información para entender tu petición. Si no le das contexto, lo inventará. Ejemplo: «Soy el responsable de comunicación de una universidad pública y necesito escribir una nota de prensa sobre un nuevo grado en Biotecnología. El público objetivo son estudiantes de bachillerato y sus familias.»
3. Asigna un Rol (Persona)
Indícale a la IA qué «papel» debe adoptar. Esto ayuda a definir el tono, el estilo y el nivel de detalle de la respuesta. Ejemplo: «Actúa como un experto en gestión de proyectos y elabora un cronograma para la implantación de un nuevo software, considerando las fases de análisis, desarrollo, pruebas y despliegue.»
4. Define el Formato de Salida
Pide explícitamente el formato que deseas. ¿Quieres un correo electrónico, una tabla, una lista con viñetas, un texto para una red social? Ejemplo: «Crea una tabla comparativa con las ventajas y desventajas de usar Microsoft Teams vs. Google Chat para la comunicación interna en un equipo de 20 personas.»
5. Itera y Refina (Conversa)
Si el resultado no es el esperado, no empieces de cero, ya que puede no darte una respuesta perfecta a la primera. Añade más información, corrige a la IA o pídele que refine su respuesta anterior. Ejemplo: «Gracias, es un buen comienzo. Ahora, por favor, haz el tono del correo electrónico un poco más formal y añade un párrafo sobre los plazos de entrega.»
6. Proporciona Ejemplos (Few-Shot Prompting)
Darle a la IA uno o dos ejemplos del resultado que esperas. Ejemplo: «Quiero clasificar las siguientes consultas de usuarios. Ejemplo 1: ‘No puedo acceder al campus virtual’ -> Categoría: ‘Incidencia Técnica’. Ejemplo 2: ‘¿Cuándo se abre el plazo de matrícula?’ -> Categoría: ‘Información Académica’. Ahora, clasifica esta consulta: ‘He perdido mi tarjeta universitaria’.»

Pautas para Gestión y Productividad (PTGAS)

El uso de la IA ayuda en gran medida a realizar de forma más ágil y productiva muchas tareas administrativas y de gestión, permitiendo dedicar más tiempo a otras funciones complementarias. A continuación se detallan algunas recomendaciones prácticas

Automatización de Tareas Administrativas

Correo electrónico:

  • Redacción automática de borradores de correo electrónico: Pídele a la IA que redacte respuestas a consultas frecuentes (ejemplo: «Prepara un borrador de correo con estilo formal para informar a un proveedor que su factura ha sido procesada y el pago se realizará en 30 días«).
  • Resumen automático de conversaciones: Pega una conversación o hilo de correos electrónico (anonimizando previamente los datos) y pídele a la IA un resumen con puntos clave y posibles acciones a realizar.

Documentos:

  • Creación de borradores: Pídele a la IA una primera versión de cualquier informe, acta de reunión, pliego técnico o normativas que tengas que redactar (ejemplo: «Prepara el acta de una reunión con los siguientes puntos y acuerdos…»).
  • Control de corrección y estilo: Mejorar la claridad, tono y gramática de textos (ejemplo: «Convierte este texto a un estilo más formal y conciso«).

Traducción de Contenidos:

  • Traducción de documentos de trabajo, comunicaciones internas o cualquier otro tipo de documentación. Recuerda incluir una revisión humana de las traducciones, especialmente en documentos oficiales.

Análisis de Datos y Soporte a la Decisión

Análisis de Información:

  • Pídele a la IA que identifique tendencias, patrones o puntos de mejora. Recuerda anonimizar la información y pídele que exporte los datos a una hoja de cálculo. (ejemplo: «Analiza los datos de esta encuesta y resume las quejas más comunes«).

Resúmenes Ejecutivos:

  • Sube a la IA una normativa con muchas páginas y pídele un resumen ejecutivo destinado a directivos. Pídele también que remarque los puntos más importantes a tener en cuenta para la toma de decisiones.

Herramientas recomendadas

Para garantizar la seguridad y privacidad, recomendamos utilizar las herramientas de IA asociadas a la cuenta corporativa UMH.

Google Gemini: Al usar Gemini con la cuenta @umh.es, las conversaciones no se utilizan para entrenar los modelos y además quedan protegidas por políticas de privacidad y seguridad de Google Workspace.

Pautas para Docencia e Investigación (PDI/PI)

Se puede ampliar información en la Guía de buenas prácticas en el uso de IA generativa para la docencia.

La IA puede servir de apoyo para crear materiales docentes, adaptar contenidos o elaborar preguntas de autoevaluación; también puede ayudar en la investigación, realizando búsquedas, resúmenes o generando código. Es importante no introducir datos personales o confidenciales, ni compartir información inédita o sensible. Tampoco se deben evaluar trabajos sin una posterior revisión humana.

Pautas para el Estudiantado

La IA es una herramienta de aprendizaje muy poderosa siempre que se utilice de forma ética y con el fin de reforzar habilidades, no de sustituirlas.

  • Úsala como un tutor personal: Pide a la IA que te explique conceptos complejos con palabras sencillas, que te facilite ejemplos, que te genere resúmenes de tus apuntes para repasar o que te plantee preguntas tipo test para autoevaluarte.
  • Mejora tus habilidades: Utilízala para revisar la redacción de tus trabajos, corregir errores gramaticales o traducir artículos académicos.
  • No te limites a copiar y a pegar: Presentar un trabajo generado íntegramente por una IA como si fuera tuyo es plagio y una falta académica grave. Utilízala como apoyo, pero el análisis, el pensamiento crítico y la redacción final deben ser tuyos.
  • Cita siempre la fuente: Al igual que citas cualquier otra fuente en tus trabajos, como puede ser un libro o un artículo, también debes citar el uso de la IA. 

Preguntas Frecuentes (FAQ)

Pregunta 1: Entonces, ¿puedo usar herramientas de IA en mi trabajo/estudio en la UMH?
Respuesta 1: Sí, por supuesto. Estas recomendaciones animan a su uso, pero de una forma responsable, ética y segura. Lo importante es ajustarse a los principios fundamentales descritos, especialmente en lo relativo a la protección de datos y comprobación de la información generada.

Pregunta 2: ¿Qué herramienta de IA debo utilizar? ¿Puedo usar mi cuenta personal de ChatGPT u otras herramientas gratuitas?
Respuesta 2: Recomendamos usar Google Gemini con tu cuenta corporativa de la UMH (@umh.es). Al hacerlo, tus datos están protegidos por los acuerdos de privacidad y seguridad de Google Workspace. Las herramientas gratuitas o de uso personal pueden utilizar tus conversaciones para entrenar sus modelos públicos, lo que supone un riesgo inaceptable para la información universitaria.

Pregunta 3: Si uso Gemini con mi cuenta de la UMH, ¿es realmente privado? ¿Qué hace Google con mis datos?
Respuesta 3: Sí, es privado. Según los términos de servicio de Google Workspace for Education, el contenido que introduces en Gemini no se utiliza para entrenar sus modelos de IA públicos, no será revisado por trabajadores de Google y se gestionará bajo las mismas políticas de confidencialidad que tu correo de Gmail o documentos de Google Drive.

Pregunta 4: ¿Qué se considera exactamente un «dato personal»? ¿Puedo usar el nombre de una persona si elimino los apellidos?
Respuesta 4: Un dato personal es cualquier información que pueda identificar a una persona, directa o indirectamente. Esto incluye nombres, apellidos, DNI, emails, teléfonos, fotos, etc. por lo que realiza siempre una anonimización completa de la información.

Pregunta 5: ¿Cómo debo citar el uso de la IA en un documento oficial o en un trabajo académico?
Respuesta 5: Una buena práctica es incluir una nota al pie o un pequeño párrafo al final del documento. Ejemplo: «Para la elaboración de la sección 4 de este informe, se ha utilizado Google Gemini como asistente para la redacción del borrador y la mejora del estilo. Todo el contenido ha sido revisado y validado por el autor.» En el ámbito académico, consulta siempre con tu profesor/a el formato de cita requerido.

Pregunta 6: Para los estudiantes, ¿usar la IA para hacer un trabajo se considera plagio?
Respuesta 6: Depende de cómo se use. Copiar, pegar y entregar directamente el texto generado por la IA si se considera plagio. Si la usas como una herramienta para buscar ideas, generar un esquema, mejorar tu redacción o entender un concepto, y luego elaboras tu propio trabajo original y la citas correctamente, entonces es un uso legítimo y recomendable.

Pregunta 7: ¿Quién es el responsable si la IA me proporciona información incorrecta y yo la incluyo en un informe o trabajo?
Respuesta 7: La responsabilidad final es siempre tuya. La IA es una herramienta de asistencia. La «Verificación Humana Obligatoria» es clara: debes actuar como el experto que valida, corrige y se responsabiliza de la veracidad y calidad del resultado.

 Recursos y Formación Adicional de Google

Para profundizar en el uso de la IA, te recomendamos los siguientes recursos oficiales de Google, disponibles de forma gratuita.