Desde el Servicio de Innovación y Planificación Tecnológica (SIPT) os hacemos una serie de recomendaciones para que podáis tener unas «Conferencias seguras por Internet».

Por las circunstancias actuales, se han multiplicado las conferencias online a través de servicios como Meet o Zoom. Con este aumento también se ha incrementado el número de personas que pueden intentar boicotear un acto retransmitido a través de este medio. Depende en muchos casos de la temática de la conferencia y pueden ser saboteados por asistentes a la sesión on line.

Para evitar todos estos hechos, se recomienda:

• No se debe publicar el enlace, sea Meet o Zoom o…, en Internet. Evitar especialmente las redes sociales.
• Se recomienda realizar inscripción de los asistentes. Puede hacerse con un formulario de Google donde se puedan recoger los datos que fueran necesarios si se debe hacer certificación de asistencia o aprovechamiento. Este registro permitirá el envío del enlace de acceso a los participantes.
• El enlace a la sesión debe enviarse unos minutos antes por correo electrónico a los usuarios interesados. 
• Se debe solicitar a los participantes que se identifiquen correctamente con sus nombres y apellidos, para que sea más fácil su identificación y la generación de posibles certificados.
• Se recomienda que al menos 2 personas gestionen la sesión, una admitirá y gestionará los usuarios aceptando o expulsando. La otra será el o la propia ponente.
• No debería admitirse a nadie más allá de 10/15 minutos una vez iniciada la sesión.

Recomendaciones específicas para Google Meet: 

• La sala Meet para el evento debería ser propiedad de la persona que va a moderar y gestionar las solicitudes de acceso. El propietario de una sala meet será capaz de aceptar las solicitudes de acceso, silenciar uno o todos los micrófonos, expulsar usuarios, deshabilitar el uso del chat o de la pantalla compartida, etc. La forma más eficiente de generar una sala meet para un evento es creando un evento en la cuenta de Google Calendar del moderador y asociando una sala meet a ese evento.
• Las invitaciones de acceso se podrían enviar directamente desde el evento de Google Calendar, añadiendo las direcciones de correo electrónico de los invitados o bien enviando un email directamente a los registrados y proporcionándoles en enlace de la sala Meet correspondiente.
• Si los usuarios interesados son UMH podrán entrar directamente sin que sea necesario admitirlos. 
• Si son usuarios externos, será necesario admitirlos de forma manual. Meet mostrará una ventana para aceptarlos de forma individual o bien aceptar/declinar varias solicitudes al mismo tiempo.
• Se puede silenciar a un usuario si sale de tono. Además se puede expulsar de la sesión o no admitirlo en el caso de que sea externo. Normalmente, un usuario UMH con nombre y apellidos no boicoteará la sesión.
• Los usuarios que accedan con cuentas de la UMH o con cuentas Gmail personales, si son expulsados, no podrán volver a acceder, ya que serán bloqueados.
• Los usuarios que accedan poniendo un nombre y solicitando acceso si que tendrán posibilidad de volver a solicitar acceso indicando otro nombre de acceso. Puede ser frecuente que una vez que se expulse a un usuario, éste vuelva a solicitar a continuación utilizando otro nombre diferente. Si ha pasado un tiempo prudencial, de 10 a 15 minutos, y hemos expulsado a algún usuario, ya no deberíamos aceptar nuevas solicitudes de acceso.

Recomendaciones específicas para Zoom:

• Si se utiliza Zoom, mediante los eventos tipo “Seminario web” se consigue que los espectadores únicamente puedan ver y oír la sesión, pero no usar la webcam ni el micrófono. Por lo tanto, su única participación sería mediante el uso del chat o bien de la aplicación de “Preguntas y Respuestas”.
• Zoom permitirá también que el acceso se produzca mediante un registro previo o incluso introduciendo una contraseña de acceso que se puede enviar a los usuarios registrados antes del comienzo del evento.
• En los eventos tipo Seminario Web, el moderador habilitará el rol de “panelista” a los diferentes ponentes, para que sean capaces de mostrar su webcam, habilitar su micrófono y compartir pantalla. Por lo tanto, el resto de usuarios no podrán intervenir, serán únicamente espectadores.
• Zoom incluye sala de espera en algunos tipos de eventos. Esta sala permite comprobar si los asistentes son los permitidos antes de pasarlos a la conferencia.

Si quieres descargar o imprimir el documento pincha en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/document/d/1kh19nK13JbD9B2pJyHT-yU6d-JdLkXTP6VIrhRHFVD0/edit#